غالبًا ما ترتبط حياتنا الاجتماعية والتجارية النشطة بالمشاركة في أنواع مختلفة من الاجتماعات - سواء كان اجتماع للمساهمين أو اجتماع عام لأعضاء جمعية تعاونية أو HOA أو أي اجتماعات عامة أخرى. دور هذه الاجتماعات هو قرار وتوثيق القضايا الحيوية التي تتعلق بأنشطة المنظمات العامة أو الكيانات القانونية. الانعكاس الصحيح في وثائق القرارات المتخذة في الاجتماع يؤكد شرعيتها وهو وثيقة قانونية.
دليل التعليمات
1
من أجل وضع محضر الاجتماع ، استخدم أوراق A4 القياسية من ورق الكتابة. يجب أن يحتوي عنوان البروتوكول على اسم الوثيقة والجزء التمهيدي ، مما يعكس سبب عقد اجتماع المواطنين أو المساهمين.
2
تحت العنوان ، وضح تاريخ الاجتماع والعنوان الذي انعقد فيه ، وكذلك عدد المشاركين. إذا كان الحاضرون يميزون مشاركتهم وفقًا لورقة واضحة ، فيجب أن ينعكس ذلك أيضًا في المحضر. تعكس شكل الاجتماع: عن طريق المسح الأولي ، بترتيب واضح مع حضور شخصي أو باستخدام شكل مشترك من المشاركة.
3
يرجى الإشارة إلى الأسماء الأخيرة والأسماء الأولى والأصدقاء لرئيس وأمين السر الذين انتخبهم الاجتماع ، وتعكس عدد الأصوات المدلى بها والمعارضة والممتنعة وفقًا لترشيحهم.
4
صف قائمة القضايا المدرجة في جدول الأعمال ، بدءاً بأكثرها إلحاحاً ، ورقمها والملاحظات على الخطب والمناقشات والتصويت على كل قضية تبدأ برقمها. في تسجيل الخطب ، من الضروري الإشارة فقط إلى الجوهر الرئيسي للتقرير المقدم. يجب أن تحدد بدقة ، ولكن في شكل يستبعد تفسيرًا مزدوجًا. إذا لزم الأمر ، يمكن إرفاق نص الخطاب بالدقائق. يجب إعطاء جميع الكلمات والملاحظات والملاحظات ذات الصلة بالأسماء المشار إليها.
5
يجب أن ينتهي تسجيل كل قضية بقرار يشير إلى نتائج التصويت. بعد نص مناقشة كافة القضايا المدرجة في جدول الأعمال ، يرجى بيان أن القرار العام أعلن اختتام الاجتماع.
6
التوقيع على البروتوكول من قبل رئيس الاجتماع وسكرتيره ، وإيداعه في أرشيف منظمتك أو رئيسها.
انتبه
لا يجوز لرؤساء التعاونيات أو HOAs أن يعملوا كرئيس للجمعية.
نصيحة مفيدة
إذا كان البروتوكول مطلوبًا لتقديمه إلى سلطة خارجية ، فحدد فيه شروط إعداده ، لأنها قد تكون محدودة.
