الرسالة الهاتفية هي رسالة قصيرة ولكنها مهمة يتم إرسالها عبر الهاتف. وبالتالي ، يتم إعلامهم في الغالب عن عقد الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات. قد تحتوي رسالة الهاتف أيضًا على أمر عاجل من الرأس. الرسائل الهاتفية الواردة التي تقبلها والصادرة التي ترسلها. كلا النوعين لديهم تصميم مماثل.
دليل التعليمات
1
في الزاوية العلوية اليسرى من الورقة ، ضع الاسم الكامل لمؤسستك ، وإذا لزم الأمر ، اسم الوحدة الهيكلية ، على سبيل المثال ، "إدارة مدينة ن." ومكتب التربية والتعليم.
2
في الزاوية اليمنى العليا ، أدخل مستلم رسالة الهاتف. اذكر مكان الشخص ولقبه والحروف الأولى منه: "إلى مدير المدرسة رقم 37 Ivanov I.I." إذا كان هناك العديد من المستلمين ، فلا حاجة للإشارة إلى الاسم الأخير: "إلى مديري المدارس في مدينة N." إرفاق قائمة كاملة بالمؤسسات التي تم إرسالها إلى رسالة الهاتف.
3
ضع كلمة "رسالة هاتفية" ورقمها التسلسلي سطرين أدناه. بالنسبة لرسالة الهاتف الصادرة أدناه ، حدد تاريخ تجميعها.
4
ثم يتبع النص الفعلي للرسالة الهاتفية: "في 22 فبراير ، الساعة 17.00 ، سيعقد اجتماع في وزارة التربية والتعليم لتحسين أنشطة مدارس المدينة. مظهر مديري المدارس مطلوب بشكل صارم." عند تحضير نص رسالة هاتفية ، تجنب الكلمات والعبارات التي يصعب سماعها ويصعب نطقها. تذكر أن الرسالة يجب أن تكون مفيدة وقصيرة - لا تزيد عن 50 كلمة.
5
عند إرسال رسالة هاتفية ، انطق الكلمات بوضوح ، وخاصة العناوين ، والأسماء الأخيرة ، والأسماء الأولى والأوسط للأشخاص ، وأسماء الشوارع ، وتواريخ وأوقات الأحداث. في النهاية ، تأكد من قراءة النص مرة أخرى وتأكد من أن محاورك قد كتب كل شيء بشكل صحيح. عندما تتلقى رسالة عبر الهاتف ، استمع بعناية. إذا كانت لديك أسئلة ، فقم بمسحها على الفور.
6
تحت النص الرئيسي يوجد منصب ولقب وأسماء الرئيس الذي وقع على الرسالة الهاتفية: "رئيس قسم التعليم بيتروف ب." يجب أن يكون للمستند الصادر توقيعه الشخصي أيضًا.
7
في الجزء السفلي من الصفحة ، قدم معلومات عن الموظفين الذين عملوا مع رسالة الهاتف. عادة ، يتم وضع المنصب واللقب والحروف الأولى من الشخص الذي أرسل الرسالة وهاتف مكتبه ، وكذلك تاريخ ووقت النقل على اليسار. على اليمين توجد معلومات عن الشخص الذي قبل الوثيقة: الموقع واللقب والحروف الأولى ورقم الهاتف وتاريخ ووقت الاستقبال.
8
يتم رسم رسالة الهاتف الصادرة في نسخة واحدة وتخزينها في مجلد خاص. من الأفضل أن يكون لديك الرسالة الواردة في نسختين: ستعطي الأولى إلى الرأس لمزيد من العمل ، والثانية - يتم وضعها في مجلد للتخزين.
نصيحة مفيدة
قم بإعداد نماذج رسائل الهاتف على الكمبيوتر. فهي مريحة للغاية للاستخدام. ستتمكن من إدخال المعلومات في الرسوم البيانية الضرورية يدويًا ، دون استبدال البيانات المكررة مرة أخرى. ستكون النماذج هي نفسها للرسائل الهاتفية الواردة والصادرة.
