إذا كانت مؤسستك هي أو تم تعيينها مسؤولة عن عقد مؤتمر علمي ، فهذه ليست وظيفة مشرفة فحسب ، بل هي أيضًا عمل تنظيمي عظيم ، حيث من الضروري مراعاة جميع الأشياء الصغيرة.
دليل التعليمات
1
تشكيل لجنة تنظيم للمؤتمر ، يتم تحديد تشكيلها حسب الترتيب. تعيين رئيس لقيادة وتنسيق أعضاء اللجنة. تحديد مواعيد المؤتمر ومدته. انعكس في الترتيب كيف سيتم دفع أجور الموظفين الأعضاء. أرسل إعلانًا عن المؤتمر وفي الملحق يوضح متطلبات التقارير وأحجام الملخصات والموعد النهائي لتقديمها.
2
حدد مصادر التمويل ، وقد يكون هذا التمويل المستهدف من الميزانية ، وجذب رعاية وأموال المشاركين في المؤتمر أنفسهم.
3
أرسل دعوات إلى جميع المشاركين المحتملين في المؤتمر والبرنامج المخطط له. حدد عدد المشاركين والمتحدثين الذين يرغبون في مشاركة التطورات العلمية ونتائج البحث مع الزملاء. اسأل المشاركين إذا كنت بحاجة إلى حجز حجوزات الفنادق وحجز الحجز.
4
رتب مع دار الطباعة لنشر الملخصات كتيب منفصل ، وإذا لزم الأمر ، اطلب برنامجًا للحدث لتوزيعه على المشاركين وشارات بأسمائهم وأحرفهم الأولى واسم المنظمة.
5
بناءً على عدد المشاركين ، حدد سعة القاعة التي تحتاجها واستأجر غرفة خاصة مجهزة لأحداث من هذا النوع. فكر في المعدات التي ستكون ضرورية لتجهيزها بشكل إضافي ، وتحقق من توافر العدد المطلوب من منافذ الكمبيوتر ، وشاشات العرض ، وما إلى ذلك. فكر في عمل بوفيه حيث يمكن للمشاركين في الاجتماعات تناول فنجان من القهوة وتناول وجبة خفيفة.
6
فكر في برنامج المؤتمر ، إذا لزم الأمر ، قسمه إلى أقسام. ضع في اعتبارك أين سيكون من الممكن عقد اجتماعات لهذه الأقسام. ادرس في البرنامج خطب ضيوف المؤتمر والمنظمين والمشاركين. اطلب القرطاسية للمشاركين في المؤتمر - الشارات والدفاتر والأقلام هي المعيار.
7
تشكيل حزم من الوثائق والمواد الترويجية والقرطاسية التي سيتم تقديمها للمشاركين في المؤتمر إلى جانب الشارات.
