أي جمعية عامة أو مهنية لديها هيئة حاكمة ، والتي ، بالوتيرة المحددة في ميثاقها ، يجب أن تجمع جميع المهتمين بعقد التقارير وإعداد التقارير للانتخابات. الدخول إلى مثل هذه الاجتماعات مفتوح لجميع أعضاء هذا المجتمع أو للمندوبين من مجموعات من المشاركين ؛ وبهذه الطريقة يمارسون حقهم في المشاركة في أنشطته.
دليل التعليمات
1
فكر في جدول أعمال الاجتماع. وبما أن التقرير والانتخابات من القضايا المهمة ، فمن المتوقع أن تكون نسبة المشاركة في هذه الحالة القصوى. لذلك ، بالإضافة إلى هذه الموضوعات ، يمكنك تضمين قضايا ملحة أخرى في جدول الأعمال ستناقشها مع أعضاء جمعيتك. حدد الزمان والمكان اللذين سيُعقد فيهما التقرير واجتماع الانتخابات. يجب أن تكون الغرفة التي من المقرر عقدها فسيحة بما يكفي لاستيعاب الجميع.
2
إخطار جميع المهتمين بعقد اجتماع انتخاب تقرير. للقيام بذلك ، أرسل دعوات تشير إلى جدول الأعمال وتاريخ ومكان الاجتماع. قم بإنهاء الإعلانات بهذه المعلومات في الأماكن التي يمكن أن يراها فيها أكبر عدد من أعضاء هذه الجمعية. إذا لزم الأمر ، ضع مثل هذا الإعلان في وسائل الإعلام وعلى التلفزيون.
3
تنظيم تسجيل المشاركين ، والذي يجب أن يبدأ قبل نصف ساعة من الاجتماع. قم بتعيين المسجلين بأعداد كافية حتى يتسنى لجميع أولئك الذين يأتون في البداية الفرصة للإشارة إلى بياناتهم الشخصية. عادة ما يكون هذا هو الاسم الأخير والاسم الأول والأب أو المنظمة أو وحدتها الهيكلية وعنوان مكان التسجيل أو الإقامة ومعلومات الاتصال.
4
انتخاب رئيس وسكرتير الاجتماع. لاحظ أنه لا يمكن انتخاب رئيس الهيئة المنتخبة رئيسًا للاجتماع. إذا لزم الأمر ، إذا تم النص عليه في اللوائح ، حدد لجنة أوراق الاعتماد التي تتحقق من أوراق اعتماد النواب إذا تم اختيارهم من مجموعات أعضاء الجمعية.
5
يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل. في البروتوكول يعكس عدد المندوبين أو أعضاء الجمعية الحاضرين في الاجتماع ، الذين يتم انتخابهم رئيسًا وسكرتيرًا وما هي نتائج التصويت.
6
يقدم رئيس الهيئة المنتخبة تقريراً عن العمل المنجز. في البروتوكول تعكس مجموع التصويت مع تقييم - سواء كان معترفا به مرضيا أم لا. يجب أن يستمع الاجتماع إلى مقترحات بشأن التكوين الجديد للهيئة المنتخبة ، ومناقشة كل مرشح على حدة والتصويت عليه. تعكس نتائج التصويت في المحضر.
7
بعد مناقشة جميع القضايا الواردة في جدول الأعمال ، يجب على رئيس الاجتماع إغلاقها والتوقيع على بروتوكول عقدها مع الأمين.
