في أي مكتب وفي مكان العمل ، غالبًا ما يعمل الموظفون مع أنواع مختلفة من المستندات ، لذلك يحتاج الجميع إلى القدرة على إعداد مستندات العمل والمستندات المكتبية. في الوقت نفسه ، هناك متطلبات عامة يجب اتباعها عند إعداد أي مستند - خطاب عمل ، أمر ، لائحة ، أمر ، إلخ.
دليل التعليمات
1
تجميع الوثيقة ، ابدأ بتوضيح مدى ملاءمتها ونطاق القضايا التي يجب حلها. سيساعدك هذا في تحديد نوع المستند وشكله ، والذي يحدد إلى حد كبير طبيعة ونمط عرض محتواه.
2
دراسة اللوائح التشريعية واللوائح الحكومية التي تحكم حل مثل هذه القضايا. هذه مرحلة مهمة للغاية ، حيث تظهر محو الأمية الخاص بك ، وتسمح لك بوضع وثيقة تلبي تمامًا الإجراء المعمول به لمعالجة وحل مشكلات العمل. كما سيساعد على تحديد المرسل إليه ، وهيئة الموافقة والتنسيق ، ويضمن أن محتوى هذه الوثيقة وشكل اختصاصها متسق.
3
دراسة نصوص الوثائق الإدارية والتنظيمية بحيث لا تتعارض الوثيقة التي يتم إعدادها معها وعدم تكرارها. للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك قاعدة بيانات إلكترونية لمثل هذه المستندات.
4
اجمع معلومات عن جوهر القضايا التي يتعين حلها ، وصيغ وثيقة. عند التأليف ، استخدم نصوص الشاشة والعبارات والتعبيرات القياسية المستخدمة تقليديًا في وثائق الأعمال. افحص المستندات الأخرى التي تم تطويرها في مؤسستك أو في نظام من المؤسسات المماثلة واتخذ أسلوب تجميعها كأساس.
5
القصد من النص الرئيسي للوثيقة هو حث أي إجراء ، على الإقناع. يجب أن تكون منطقية ومنطقية. يجب الالتزام الصارم بالصياغة من الناحية القانونية. أولاً ، متطلبات موثوقية وموضوعية المعلومات المقدمة. يجب أن يكون النص دقيقًا ومفيدًا وموجزًا قدر الإمكان. بطبيعة الحال ، يجب ألا تحتوي على أخطاء نحوية وعلامات ترقيم وأسلوب. في حالة قيامك في المستند بذكر المعلومات الواردة في مصدر أو مستند آخر ، يجب أن تشير إلى كل مخرجاته.
6
تحرير مسودة الوثيقة وتنسيقها مع المفوضين للقيام بذلك. بعد ذلك ، ارسم مستندًا وفقًا للمعايير المقبولة وقم بالتوقيع عليه.
