بعض الحروف تنتهي بشكل غامض للغاية بحيث يبقى المرسل إليه في حيرة: عليك إعادة قراءة النص لفهم الجوهر. نظرًا لضيق الوقت ، يمكن للمتلقي إلقاء خطاب أو تشتيت انتباهه بشيء ما ولم يعد يتعمق في الموقف الموصوف. تشدد النهاية الواضحة والمختصة والكفاءة على احترام القارئ وتساعد على الاستجابة السريعة لطلب أو طلب.
دليل التعليمات
1
حدد في ثلاث فقرات ما تريد قوله. قد يبدو أن الأفكار مذكورة بوضوح ، لكن إدراك المعلومات يعتمد على حالة القارئ. لذلك ، أعد قراءة النص واكتب ثلاث أفكار رئيسية بشكل منفصل. يمكن أن تكون حقائق وتواريخ وأسماء وما إلى ذلك. لا تحتاج إلى عواطف ، اكتب باختصار ، بكلمات قليلة ، لأنك تحتاج فقط إلى التقييم ، تذكر النقاط الرئيسية.
2
اكتب ثلاثة إجراءات يجب على مستلم الرسالة تنفيذها. يمكن أن يكون رد فعل الناس غير متوقع. يبدو لك أنه من الممكن الرد بشكل لا لبس فيه على المعلومات المقدمة ، لكن الشخص يفعل ذلك اعتمادًا على العادات والنوايا الفردية. إذا لم تحدد بوضوح ما تتوقعه من القارئ ، فلن يفهم أو يقول أنه لم يفهم.
3
رتب القائمة التي تم الحصول عليها في الخطوات السابقة بترتيب تنازلي حسب الأهمية. تذكر نهاية الرسالة أحيانًا الكلمة الأخيرة في جلسة المحكمة: يعتمد انطباع متلقي الرسالة والاستنتاجات والعواقب على ذلك. إزالة العناصر من القائمة التي يمكن حذفها دون التأثير على معنى الرسالة. ضع القائمة القصيرة المتبقية في نهاية الرسالة حتى لا يفوت القارئ أي شيء.
4
حدد التواريخ. إذا كنت تنتظر رد فعل على الرسالة ، فحدد توقعاتك. يميل بعض الأشخاص إلى الانسحاب حتى النهاية ، لذا فإن الإشارة إلى وقت محدد قد لا يكون خاطئًا.
5
اترك تفاصيل الاتصال. يجب أن يتمكن مراسلك من العثور على هاتفك بسرعة. توقع مثل هذه المواقف ، وفي حالة الضرورة ، ضع المعلومات الضرورية في الرسالة ، حتى إذا كنت متأكدًا من أن المستلم لديه ذلك.
6
كن مهذبا ، قل شيئا لطيفا ، شكرا لك على وقتك. سيكون المستلم أكثر عرضة للرد عليك والاتصال بك بشكل أسرع إذا أسعدته الرسالة أو أنقذه من تجارب غير سارة.
7
تأكد من توقيع الرسالة باسم: هذا يخلق شعورًا بالاتصال الحقيقي. من المهم أن يركز الشخص على الإجابة ويأخذها بمسؤولية. اضرب مثالاً وسيتعامل معك الناس بنفس الطريقة.
