عند الاتصال ببعض المنظمات ، يتم استخدام خطابات النموذج القياسي. في مثل هذه الحالات ، يتم إصدار قوالب الرسائل عند الطلب. إذا لم يكن هناك نموذج مطور ، يتم رسم الرسالة بأي شكل ، مع مراعاة بعض الفروق الدقيقة.
دليل التعليمات
1
اجعل عنوان الرسالة.
يمكنك تحديد المعلومات التالية - موقف واسم المرسل إليه ، واسم المرسل واسمه ، وتنظيم المرسل ، ورقم هاتف المرسل. إذا كان المرسل في مدينة أخرى ، يمكنك تحديد العنوان البريدي الكامل. يقع الرأس عادة على الجانب الأيمن من الصفحة.
2
اذكر جوهر الرسالة وأبدى التعليقات اللازمة.
حاول صياغة الفكرة الرئيسية في جملتين أو ثلاث. ثم قم بالتعليق عليه واكتب بمزيد من التفاصيل ، إذا لزم الأمر. في رسائل الأعمال ، من المستحسن نشر الحقائق والأرقام دون أي عواطف. في الرسائل التي لها لمسة شخصية ، يجب أن تنعكس التجارب الشخصية.
3
حدد التاريخ ووقع الرسالة.
إذا لزم الأمر ، فسر سلطتك على أساس كتابة الرسالة. قد يكون مثل هذا الأساس توكيل.
4
في ورقة منفصلة ، ضع الرسوم البيانية التوضيحية والجداول والأشكال.
لا تتوقع من المستلم أن يطلب معلومات إضافية. قد لا تتاح لك فرصة ثانية لمعالجة مشكلة مهمة. لذلك ، في شكل موجز ، قدم جميع الفروق الدقيقة اللازمة.
5
قبل الإرسال ، تأكد من قراءة الرسالة بصوت عالٍ حتى يستمع إليها أحد. اسأل المساعد كيف فهم جوهر الرسالة. إذا كانت كلماته لا تتوافق مع الغرض من رسالتك ، فمن المنطقي صياغة الرسالة بطريقة مختلفة ، لأن المستلم قد لا يفهم أيضًا الأهم ، من وجهة نظرك.
انتبه
إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات مهمة مع فترة زمنية محدودة ، فمن المنطقي قبل إرسالها للاتصال بالمستلم والإبلاغ عن وصول الرسالة الوشيك. لمنع الوضع عندما يكون المرسل إليه في إجازة أو في إجازة مرضية ، وأنت في الظلام يومًا بعد يوم ، لماذا لا يوجد رد.
نصيحة مفيدة
تتيح لك الطابعات الحديثة طباعة العنوان مباشرة على الظرف. ستبدو الرسالة أنيقة ومرنة.
