في الوقت الحالي ، عندما يكون لدى العديد من الشركات الروسية شركاء تجاريون في الخارج ، أصبح تبادل الوفود هو القاعدة. هذا يساعد على التعرف على الإنتاج على الفور ، والتعرف شخصيًا على أولئك الذين يجب أن تعمل معهم ، وتقييم الوضع وحل مشكلات العمل بسرعة. عند مقابلة الوفد ، يجب أن تؤخذ بعض القضايا التنظيمية بعين الاعتبار.
دليل التعليمات
1
في مرحلة التحضير ، ناقش حجم الوفد ، مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن قضايا العمل يتم حلها بشكل أسرع ، كلما كانت أصغر. بالإضافة إلى ذلك ، حدد تكوين المشاركين من جانبك ، بحيث يكون عددهم تقريبًا هو نفس عدد الذين ستلتقي بهم. ناقش اللغة التي ستُعقد بها المفاوضات وأعد مترجمًا حتى إذا جاء الضيوف مع لغتهم.
2
تعرف على القضايا التي يكون عضو أو آخر من أعضاء الوفد مختصين بحلها ، حيث يخضع التبعية بشكل صارم في الغرب. عند مخاطبة أحد الضيوف ، يجب أن تتأكد من أنه يحق له تقديم معلومات حول واجباته.
3
ناقش مقدمًا القضايا التي يجب معالجتها وأعد جميع المواد التي قد تكون مطلوبة. ناقش الوثائق التي سيتم التوقيع عليها بعد المفاوضات. اتفق على طريقة احتجازهم - كم سيبدأون ، وكم سيستمرون ومتى سيكون هناك فترات راحة.
4
إذا كان الوفد يرأسه شخص مهم بما فيه الكفاية ، أرسل الدعوة في أقرب وقت ممكن للتأكيد على الاحترام وزيادة احتمال أن تتم الزيارة ولن يكون لهذا الشخص اجتماعات أخرى مخطط لها في هذا الوقت.
5
قم بإعداد غرفة اجتماعات منفصلة ومريحة ، بحيث يتم توفير مكان مريح لكل مشارك في الاجتماع. قم بعمل مخزون من المشروبات الغازية والقهوة والكعك والعناية بالأطباق الجميلة. لا تنسى وضع منافض السجائر ، إذا كنت لا تمانع ، حتى يتمكن الحاضرون خلال الاجتماع من إشعال سيجارة.
6
اتفق على ما إذا كان من الضروري تسجيل المفاوضات ؛ يجب أن يتفق الطرفان. بشرط أن يكون الضيوف جالسين أمام الأبواب ، فإن هذه التقنية النفسية ستتيح لهم الشعور براحة أكبر. وتأكد من أن المكالمات الهاتفية لن تشتت انتباهك أثناء الاجتماع.
7
من الأفضل لفتاة لطيفة ومبتسمة أن تلتقي بوفد وتأخذه إلى مكان المفاوضات. يمكنها انتظار الضيوف في بهو المبنى حيث ستعقد المفاوضات. عندما يصل الضيوف إلى المكان ، من الضروري تقديم كلا الوفدين إلى بعضهما البعض على الفور حتى يتمكن أولئك الذين يرغبون في الجلوس بجانب بعضهم البعض من القيام بذلك.
